Trouwlocatie checklist | Alles wat je moet weten over je droomlocatie

Een trouwlocatie checklist is superhandig om mee te nemen wanneer je een bezoekje brengt aan een locatie. Er zijn immers wel tienduizend dingen die in je op kunnen komen tijdens een locatiebezoek. Gun je mind wat rust en ga goed voorbereid locaties bekijken met deze trouwlocatie checklist! Met deze checklist bereid je jezelf voor en weet je precies waar je op moet letten bij het kiezen, bezoeken en boeken van een trouwlocatie. 

De checklist voor je locatie

Je hebt natuurlijk al een perfect plaatje in je hoofd van je hoe je trouwlocatie eruit zal zien. Bedenk wel goed dat je keuze beperkter is als je sneller je trouwt. Veel gewilde trouwlocaties zijn al twee jaar volgeboekt! Of je nu trouwt in een kasteel, in een kerk, op het strand of in het bos, er zijn een aantal dingen waar je zeker even aan moet denken voordat je I do zegt tegen een locatie.

Jullie wensen

Heel belangrijk: je eigen wensen! Zet alles wat je zoekt in een locatie op een rijtje, dan kun je per locatie afvinken wat er wel en misschien ook niet is. Zaken waar je aan kan denken zijn:

• De gewenste sfeer (bijv. romantisch, industrieel, landelijk)
• Binnen of buiten trouwen
• De locatie van de ceremonie t.o.v. diner en feest
• Overnachtingsmogelijkheden
• Het aantal gasten

Regels van de gemeente

Weet je al zeker in welke gemeente je wilt trouwen? Ga dan eerst de regels van je gemeente voor trouwlocaties na, want deze kunnen per gemeente verschillen (Jep, wij verzinnen het ook niet). In de ene gemeente mag je bijvoorbeeld niet buiten trouwen en als dit belangrijk voor jullie is, is dat misschien wel een reden om toch ergens anders te trouwen!

Een bruiloft plannen? Met deze trouwchecklist organiseer je een perfecte bruiloft in een handomdraai!

Toegankelijkheid

Je wilt natuurlijk dat al jullie gasten zich welkom en comfortabel voelen op jullie bruiloft. Denk daarom niet alleen aan sfeer en looks, maar ook aan praktische zaken zoals toegankelijkheid. Is de locatie goed bereikbaar voor iedereen, ook voor mensen die wat minder mobiel zijn?

• Bekijk de bereikbaarheid met auto en OV
• Controleer het aantal (gratis) parkeerplekken
• Check of de locatie rolstoeltoegankelijk is
• Noteer of er een lift, hellingbaan of gelijkvloerse entree aanwezig is

Beschikbaarheid & planning

Populaire trouwlocaties zitten vaak snel vol, dus timing is key. Maar beschikbaarheid gaat verder dan alleen de datum. Ook de planning op jullie trouwdag zelf is belangrijk om goed in beeld te hebben.

• Noteer de beschikbare data van de locatie
• Check hoeveel tijd je krijgt voor op- en afbouw
• Houd rekening met andere boekingen op dezelfde dag
• Controleer de beschikbaarheid van leveranciers op de locatie

Capaciteit & ruimtes

Een knusse borrel of juist een groot feest met iedereen die je kent? Wat jullie ook kiezen: de locatie moet goed aansluiten op jullie wensen en het aantal gasten. Neem ook de verschillende ruimtes goed onder de loep.

• Schrijf op hoeveel gasten er kunnen zitten, dineren en dansen
• Bekijk de grootte van de dansvloer
• Breng in kaart welke ruimtes jullie mogen gebruiken
• Check of er een aparte ruimte is voor kids, leveranciers of rustmomentjes

Muziek, geluid & eindtijd

Wat is een feest zonder muziek? Of jullie nu gaan voor een intieme akoestische set of een knallende DJ-set tot in de late uurtjes: check altijd wat er wel en niet mag op de locatie. Zo voorkom je verrassingen tijdens het dansen.

• Bekijk wat het geluidsniveau mag zijn (i.v.m. omgeving)
• Noteer tot hoe laat er muziek mag klinken
• Controleer of er een geluidsinstallatie aanwezig is
• Houd rekening met eventuele vergunningen voor feestmuziek

Gaan jullie een DJ boeken? Dit is waar je op moet letten!

Verlichting & decoratie

De juiste sfeer zit ‘m vaak in de details. Denk aan zachte lichtslingers, kaarsen op tafel of een gepersonaliseerde backdrop. Maar let op: niet alles is altijd toegestaan. Informeer daarom goed naar de mogelijkheden én de regels.

• Bekijk wat er al aanwezig is aan verlichting en styling
• Noteer of je eigen decoraties mag aanbrengen
• Let op brandveiligheid en bevestigingsregels
• Controleer of kaarsen, confetti of bellenblaas zijn toegestaan

Overnachten & andere faciliteiten

Blijven jullie slapen op de locatie? Of willen jullie een plek regelen voor gasten die van ver komen? Dan is het slim om vooraf te checken wat er mogelijk is qua overnachtingen en of er eventueel een ruimte is om je om te kleden of op te frissen.

• Check of er een bruidssuite of overnachtingsoptie is
• Noteer of er gasten kunnen blijven slapen
• Bekijk de afstand tot hotels of B&B’s in de buurt
• Controleer of er een ruimte is om je om te kleden of op te frissen

Op zoek naar een trouwlocatie met overnachting? Bekijk deze eens!

Drank & catering

Liefde gaat door de maag en dat geldt zeker op jullie trouwdag. Of je nu gaat voor een uitgebreid diner of een relaxte borrel met bites: goede catering maakt het verschil. En hoe zit het eigenlijk met de drank? Uitschrijven of afkopen?

• Noteer of de locatie met een vaste cateraar werkt
• Bekijk de mogelijkheden qua menu’s en serveerstijl (buffet, diner, walking dinner)
• Bepaal of je drank wilt uitkopen of op nacalculatie werkt
• Houd rekening met dieetwensen en allergieën

Weersomstandigheden & back-up

Trouw je in de buitenlucht? Dan is een plan B echt geen overbodige luxe. Het weer laat zich nu eenmaal niet regisseren. Gelukkig kun je vooraf al veel afstemmen met de locatie om verrassingen te voorkomen.

• Bekijk of er een binnenruimte beschikbaar is bij slecht weer
• Noteer hoe snel de locatie kan schakelen bij weersveranderingen
• Check of styling & techniek eenvoudig verplaatst kunnen worden

Lees hier alles over buiten trouwen!

Kosten, contract & verzekering

Een droomlocatie mag wat kosten, maar je wilt natuurlijk wel precies weten waar je aan toe bent. Kijk daarom goed naar het totaalplaatje, van de grote lijnen tot de kleine lettertjes in het contract.

• Noteer het totaalbedrag én wat er inbegrepen is
• Controleer of er verborgen kosten zijn (zoals schoonmaak, extra uren, stroomgebruik)
• Bekijk de betalingsvoorwaarden en annuleringsregeling
• Controleer of de locatie goed verzekerd is en wat de polis dekt

Extra’s om aan te denken

Tot slot: er zijn van die kleine dingen die je snel over het hoofd ziet, maar die wél het verschil maken op de dag zelf. Van een speelhoek voor kids tot de mogelijkheid om je foto's op locatie te maken, denk ook hier even over na.

• Is er een ruimte voor leveranciers zoals de DJ of visagist?
• Kunnen jullie trouwfoto’s maken op of rondom de locatie?
• Is er een bewaakte garderobe of opbergplek?
• Mag er vuurwerk, een kampvuur of vuurkorf gebruikt worden?
• Zijn er voorzieningen voor kinderen zoals een speelhoek of oppasruimte?

Bekijk hier alles wat je moet vragen aan een trouwlocatie.

Niets vergeten met deze trouwlocatie checklist voor je mobiel! 

Na het lezen van deze trouwlocatie checklist kan jij zeker niet meer de fout ingaan! Ga er nu dan maar eens lekker voor zitten en vind de trouwlocatie van je dromen in onze bedrijvengids!