Gastenlijst bruiloft maken | Zo doe je dat!

Een gastenlijst voor je bruiloft maken; dat lijkt een eitje, maar is in de praktijk nog best lastig. Gaan jullie voor een groot, spetterend feest waarbij twee personen extra geen probleem zijn of kies je voor een intieme bruiloft met alleen directe familieleden en goede vrienden? Omdat we merkten dat veel stellen wel wat hulp hierbij konden gebruiken, hebben wij een gratis tool ontwikkeld die helpt bij het maken van een gastenlijst waar jullie allebei happy over zijn! Wij vertellen je hoe je de beste gastenlijst maakt én alles uit onze gratis tool haalt. 

Waarom is een gastenlijst belangrijk?

De gastenlijst is de lijst met personen die jullie uiteindelijk gaan uitnodigen voor de bruiloft. Het is natuurlijk belangrijk om deze te maken, want uiteindelijk moet je naar deze personen ook de save the date en trouwkaarten sturen! Daarnaast is het ook handig om te weten hoeveel personen jullie ongeveer aanwezig willen hebben op deze bijzondere dag en of dit wel helemaal past binnen het budget wat jullie in gedachten hadden. 

Gemiddelde grootte bruiloft gastenlijst

Benieuwd naar wat het gemiddeld aantal gasten op een bruiloft is? Als we kijken naar de bruidsparen in onze planningtools nodigen onze bruidsparen gemiddeld zo'n 100 gasten in totaal uit voor hun bruiloft! Hierin zit dan natuurlijk wel nog een verdeling van daggasten, avondgasten en eventuele receptiegasten. Dit hangt heel erg af van de ruimte die er is!

Stappenplan gastenlijst bruiloft maken

Vaak maken bruidsparen zich nogal druk over het opstellen van de gastenlijst. De mogelijkheden zijn ook nog eens eindeloos. Want vraag je Tante Truus, die je bijna nooit ziet, nu wel of niet? Nodig je al je collega's uit met hun aanhang of alleen degene met wie je veel samenwerkt? En heeft Ome Kees ruzie met Tante Annie, maar kun je met beide goed opschieten, wat doe je dan? Wij geven tips & tricks zodat het opstellen van de gastenlijst een piece of cake wordt!

1. Begin op tijd

Het ideale moment om te beginnen met een grove schets van de gastenlijst is bijvoorbeeld zo’n 18 tot 12 maanden voor de bruiloft. Je kan dan alvast een voorlopige lijst van mensen maken die jullie graag zouden willen uitnodigen. Ongeveer 12 tot 10 maanden voor de bruiloft is het handig om een wat meer gedetailleerde lijst te maken met potentiële gasten, inclusief familie, vrienden en collega’s. Wanneer uiteindelijk jullie budget en de locatie concreet is, dan kunnen jullie aan de slag gaan met de definitieve gastenlijst. 

Check de bruiloft to do lijst van maand tot maand

2. Stel budget en aantal gasten vast

Voordat je begint met het maken van de definitieve lijst is het handig om in ieder geval jullie budget vast te stellen. Aan de hand hiervan kan je al heel goed zien hoeveel gasten jullie kunnen uitnodigen. Oriënteer je hierbij ook goed op de kosten per persoon. Daarnaast moet je ook met elkaar beslissen hoeveel gasten jullie willen uitnodigen. Denken jullie bijvoorbeeld meer aan een intieme bruiloft of gaan jullie groots uitpakken?

3. Bedenk hoe je de bruiloft gastenlijst bij wilt houden

Natuurlijk kan je de personen die je zo gaat noteren op papier of in een excelsheet zetten. Maar met onze gratis online tool wordt dit een stuk makkelijk en leuker! Hiermee kunnen jullie makkelijk een gastenlijst opstellen en bijhouden wie er wel en niet komen. Voeg gasten aan de hand van de 16 vastgelegde categorieën toe (b.v. “Directe familie” en “Verdere familie”). Voeg gasten op basis van hun adres toe en bundel gasten met hetzelfde adres onder één huishouden - zo weten jullie precies hoeveel uitnodigingen er nodig zijn! En voeg zelf tot 6 dagdelen toe (b.v. “Ceremonie” en “Diner”) en houd per dagdeel bij hoeveel gasten uitgenodigd zijn en toegezegd hebben.

4. Maak een lijst met de meest belangrijke mensen

Begin met het noteren van de mensen die jullie zeker weten niet willen missen op jullie bruiloft. Denk hierbij bijvoorbeeld aan jullie ouders, familie en beste vrienden. Hierbij kijk je nog niet naar de verdeling van dag- en avondgasten. Ga bij deze stap goed bij jezelf na: wil ik deze persoon echt op mijn bruiloft of voel ik mij verplicht om diegene uit te nodigen, maar wil ik het zelf misschien niet. Ga je voor een intieme bruiloft? Dan is dit waarschijnlijk ook al meteen je definitieve lijst. 

5. Maak een lijst met eventuele overige gasten

Als jullie willen gaan voor een wat grotere bruiloft of jullie hebben genoeg ruimte voor meer personen. Dan maak je een lijst met de personen waarvan jullie het ook leuk vinden als zij deze bijzondere dag met jullie kunnen delen. Hierbij kan je bijvoorbeeld denken aan wat verdere familie, vrienden, kennissen, collega’s en buren. Twijfel je? Denk dan niet te lang na en zet diegene dan alvast op de volgende lijst met twijfelgevallen. Bij de volgende stap stellen we je een aantal vragen om erachter te komen of je hen daadwerkelijk op de gastenlijst zet. 

Let op! Houdt er ook rekening mee dat je de leveranciers moet mee tellen die op de dag van jullie bruiloft aanwezig zijn. De gastenlijst die je uiteindelijk aan de trouwlocatie doorgeeft, moet namelijk ook bijvoorbeeld de fotograaf, videograaf en trouwambtenaar bevatten! 

6. Ga de twijfelgevallen na

Het is normaal om zorgvuldig na te denken over wie jullie wel en niet willen uitnodigen voor de bruiloft. Twijfel je over sommige personen? Zet ze even onder elkaar en ga bij iedereen na of je deze wel of niet wilt uitnodigen. Om de beslissing wat makkelijker te maken, hebben we hieronder een aantal vragen opgesteld die je kunt stellen aan jezelf.

• Hoe close zijn we eigenlijk op dit moment?
• Wanneer hebben we elkaar voor het laatst gezien?
• Welke rol heeft deze persoon in mijn leven gespeeld?
• Zou het me echt teleurstellen als ze niet op mijn bruiloft zijn?
• Komt het contact tussen ons van beide kanten?
• Zou ik er spijt van krijgen als ik deze persoon niet uitnodig?
• Wat zegt mijn eigen gevoel hierover?

Door bovenstaande vragen aan jezelf te stellen, lukt het waarschijnlijk al om een beslissing te nemen. Bedenk bij deze stap ook goed na of je bepaalde personen misschien uitnodigt, omdat zij of iemand anders dit van jou verwachten. Uiteindelijk is en blijft het jullie bruiloft. 

7. Bedenk wie je niet wilt uitnodigen op je bruiloft

Ga nog even alle lijstjes na om te kijken of je zo helemaal tevreden bent met de personen die jullie gaan uitnodigen. Bedenk ook: zijn er wellicht personen die je beter niet kunt uitnodigen voor je bruiloft door bijvoorbeeld familieruzies of andere conflicten? Dan hoef jij je hier in ieder geval geen zorgen over te maken. Waar veel stellen over twijfelen zijn kinderen, collega's verre familie en/of plus ones. Daarom lichten we dat nog even uit!

Kinderen wel of niet uitnodigen?

De kans is groot dat een aantal van de gasten die je uitnodigt ook kinderen hebben. De vraag is nu: nodig je deze wel of niet uit? Die keuze is natuurlijk helemaal aan jullie. Het is natuurlijk aan de ene kant heel gezellig en leuk! Maar ze kunnen ook onvoorspelbaar zijn en waarschijnlijk vergt het ook iets meer geregel. Om deze keuze iets makkelijker te maken hebben we de voor- en nadelen van kinderen op je bruiloft op een rij voor je gezet!

Collega's wel of niet uitnodigen?

Veel stellen voelen zich verplicht om hun collega's uit te nodigen. Wanneer jullie al krap zitten met de gastenlijst, raden we aan je collega's te schrappen of alleen degenen uit te nodigen met wie je een goede band hebt. Je hoeft trouwens de partners van je collega's niet per se uit te nodigen. Vaak zullen je collega's toch met elkaar naar de bruiloft komen en hebben ze elkaar om mee te kletsen. Nodig je maar één collega uit en kent hij of zij verder niemand op de bruiloft? Dan is het voor diegene wel fijn als de partner mee mag komen. Wat als je partner wel collega's uitnodigt? Dat maakt toch niets uit? Als je partner wel heel leuk met zijn of haar collega's omgaat en jij wat minder: so be it! 

Verre familie wel of niet uitnodigen?

Woont er familie in het buitenland? Maak eerst de afweging of je ze er echt bij wilt hebben en vraag van tevoren of ze erbij willen zijn. Zo weten jullie allebei precies waar je aan toe bent. Overweeg ook of je verre familie alleen vanwege de familieband wilt uitnodigen of dat je echt wilt dat ze aanwezig zijn. Misschien heb je 13 achternichten van wie je er maar drie regelmatig ziet. Nodig dan alleen deze drie uit. Dat begrijpen die andere 10 heus wel!

Plus ones toestaan of niet?

Hierbij hebben we het dan vooral over de plus ones die je wellicht nog niet goed kent of helemaal niet. Denk aan het nieuwe vriendje van je nichtje, de kersverse vriend van je pasgescheiden tante of de nieuwe vlam van je broertje. Je hebt waarschijnlijk nog geen idee of het klikt met deze mensen en daarom is het wellicht beter om deze personen niet uit nodigen. Daarnaast weet je natuurlijk niet of al deze prille relaties stand zullen houden en je wilt niet dat deze gasten straks als totale vreemdelingen op jullie trouwfoto's staan. Bedenk wel goed of de persoon die een eventuele plus one heeft het wel andere personen kent die op jullie gastenlijst staan. 

Lees hoe je voorkomt dat een gast een date meeneemt!

Hoe ga je om met niet-uitgenodigden?

Realiseer je dat je bruiloft volledig jouw speciale dag is en jullie het recht hebben om te bepalen wie jullie uitnodigen. Het is onmogelijk om iedereen tevreden te houden. Kom je onverhoopt mensen tegen die je geschrapt hebt van je lijst, maar die waarschijnlijk een uitnodiging hadden verwacht? Zodra ze over je bruiloft beginnen, geef dan gewoon eerlijk aan dat je ze niet hebt uitgenodigd en waarom. Een intieme bruiloft met alleen close friends and family, het budget of om spanningen te voorkomen op de grote dag zijn prima legitieme redenen om te noemen. Als je direct eerlijk bent, voorkom je ook dat er de volgende keer een ongemakkelijke sfeer ontstaat als je elkaar tegen het lijf loopt.

8. Maak een verdeling in de gastenlijst

Het is nu tijd om de gasten te gaan verdelen in daggasten, avondgasten en eventuele receptiegasten! In de online gastenlijst kan je zelf tot 6 dagdelen toevoegen en gemakkelijk per dagdeel bijhouden hoeveel gasten uitgenodigd zijn en toegezegd hebben. De daggasten zullen er heel de dag bij zijn, dus dat zijn de meest belangrijke personen. Waarschijnlijk ook de personen die je als eerste hebt genoteerd. Je avondgasten staan vaak net iets verder van je af. Zoals je vriendengroep, ooms en tantes en bijvoorbeeld je collega?s. Als je er voor kiest om een receptie te houden, dan is dat moment ideaal voor de personen die je wat minder spreekt. Denk bijvoorbeeld aan kennissen, buren of vrienden die je niet heel vaak ziet of spreekt.

9. Bevestig de gastenlijst

Yay, jullie hebben het gedaan! Als het goed is hebben jullie nu in het planningtools account dé perfecte gastenlijst voor jullie bruiloft staan. Ga elke persoon nog even één keer langs en ga bij jezelf na of je er helemaal achter staat dat deze persoon jullie mooiste dag mag meebeleven. Blij mee? Top! Dan is het nu natuurlijk tijd om de gelukkige personen op de hoogte te stellen. Ready om de trouwkaarten te versturen?

10. Houd hier ook rekening mee

Als laatste zouden we graag nog wat tips mee willen geven die je kunt gebruiken bij het volgen van de bovenstaande stappen of het sturen van de definitieve uitnodigingen!

Vermeld duidelijk wanneer je de persoon verwacht

Het is handig als je gasten meteen weten waar ze aan toe zijn. Wij raden dan ook zeker aan om bij de uitnodigingen te vermelden of ze een daggast, avondgast of receptiegast zijn. Zijn de kosten van de trouwkaarten geen issue? Dan kan je er bijvoorbeeld voor kiezen om verschillende uitnodigingen te maken. Vaker zien we dat bruidsparen hiervoor een apart kaartje toevoegen in de algemene uitnodiging. Met bijvoorbeeld de tijd vanaf wanneer de persoon welkom is!

Houdt rekening met afzeggingen

Wie zien vaak dat zo?n 10% van de mensen die je uitnodigt toch niet aanwezig kunnen zijn op de bruiloft. Denk aan vakanties of andere omstandigheden. Je zou er dan later wellicht nog voor kunnen kiezen om personen die je eerst wellicht had geschrapt (omdat het moest) uit te nodigen.

Bekijk de etiquette voor de enveloppen

Bij een klein foutje in het schrijven van de enveloppen, kan het zomaar zijn dat je opeens een paar extra gasten op jouw wedding tegenkomt! En dat wil je natuurlijk niet. Daarom is het ook belangrijk om uiteindelijk goed te kijken naar hoe je de gasten uitnodigt! Ontdek nu de etiquette van de enveloppen schrijven voor de trouwkaart.

Het is jullie bruiloft!

We hebben het al een aantal keren benoemd, maar voel je vooral niet schuldig naar de mensen die je niet uitnodigt op je grote dag. Uiteindelijk draait het om jullie en jullie moeten je fijn voelen bij de personen die komen. Je kunt niet altijd iedereen tevreden houden en jullie moeten nou eenmaal keuzes gaan maken! Dat begrijpen de afwezigen vast ook.

Gastenlijst bruiloft compleet?

Zijn jullie er uit en hebben jullie alle gasten in de online gastenlijst gezet? Drie hoeraatjes voor jullie! Nu kunnen jullie de ceremoniemeester op de hoogte brengen van het aantal dag- en avondgasten, de save-the-date kaarten eruit sturen en het budget invullen in je planningtools. Succes met de verdere planning darlings!

Nog geen trouwlocatie gevonden? Check onze tips voor het kiezen van de trouwlocatie!

Sla deze gastenlijst tips op!

Wil je deze tips over op een later moment teruglezen? Sla het artikel op in je profiel! Zo heb je alle inspiratie van ThePerfectWedding.nl bij elkaar en kun je het bekijken wanneer je maar wilt. Klik op het hartje bovenaan dit artikel en in onze superhandige planningtools vind je alles terug onder het kopje 'inspiratie'!