Drank afkopen of nacalculatie op je bruiloft?

Drank op je bruiloft, hoe werkt dat? Hoe reken je uit hoeveel drank er doorheen zal gaan en hoeveel dit gaat kosten? Welke mogelijkheden heb je normaal gesproken wat betreft de drank op een feestlocatie? Hoe werkt afkoop en nacalculatie? We komen in onze Perfect Brides Facebookgroep regelmatig brandende vragen tegen. Deze keer alles over drank op je bruiloft!

• Drank op je bruiloft
• Drank afkopen, via nacalculatie of zelf regelen?
• Hoe wordt de afkoop van drank berekend?
• Wat betaal je gemiddeld bij drank afkoop?
• Wat is het gemiddelde drankverbruik per uur van een bruiloftsgast?
• Hoeveel drankjes per persoon op je bruiloft per onderdeel?
• Hoe kun je het drankgebruik op je bruiloft zelf berekenen?
• Vragen aan je feestlocatie bij het afkopen van de drank
• Hoeveel drinkt iemand gemiddeld per uur bij welk soort drankje?
• Kosten van een cocktailbar
• De voor- en nadelen van drank afkopen en nacalculatie 
• Ervaringen met drank afkopen en nacalculatie
• Besparen op drank op je bruiloft

Spoiler: 

• Binnenlands gedestilleerd (bier, wijn, fris, jenever,Vieux) kun je gemiddeld rekenen met € 4,- tot € 7,50 per persoon per uur
• Buitenlands gedestilleerd (whiskey, gin, Bacardi (rum), etc) kun je gemiddeld rekenenen met € 6,50 tot € 15,- per persoon per uur 

Drank op je bruiloft

Drank op je bruiloft is een belangrijk onderdeel bij het plannen van je bruiloft en een topic waar veel bruidsparen even goed voor moeten zitten. Het is stiekem een behoorlijke kostenpost, waarbij het van essentieel belang is om dit goed door te spreken met je trouwlocatie, zodat je achteraf niet voor nare verrassingen (en kosten!) komt te staan. Trouwlocaties bieden vaak verschillende arrangementen aan waar je uit kunt kiezen en waarin verschillende dranken zijn opgenomen.

Drank afkopen, via nacalculatie of zelf regelen?

Drank vooraf afkopen behoort vaak tot de mogelijkheden, net als betalen op basis van nacalculatie, waarbij je achteraf je drankrekening pas voldoet en betaalt voor wat er daadwerkelijk is gedronken. Dit terwijl je bij afkopen vooraf een bepaalde, vaste prijs afspreekt voor alle drank die avond.
Soms is een combinatie van beide opties mogelijk, waarbij je binnenlands gedistilleerde dranken, koffie, thee en fris bijvoorbeeld vooraf afkoopt en buitenlands gedistilleerde en sterke dranken op nacalculatie doet. Op sommige locaties kun je bovendien de drank zelf regelen voor je bruiloft en de boel zelf inkopen bij een groothandel. Wat gunstiger is, verschilt per bruiloft(sgast!) en trouwlocatie. Hieronder lees je meer over hoe nacalculatie en afkopen in zijn werk gaat, hoe je zelf een schatting kunt maken over wat je gemiddeld kwijt zult zijn aan jouw bruiloftsgasten en hoe je een berekening kunt maken om te kijken voor jullie voordeliger is.

Hoe wordt de afkoop van drank berekend?

Bij sommige locaties kun je kiezen of je de drank voorafgaand aan je bruiloft al helemaal afkoopt of dat je op nacalculatie betaalt. Het is goed om voor ogen te houden en af te spreken met je locatie hoe de drank op afkoop wordt berekend. Sommige locaties rekenen een prijs per persoon af op basis van het aantal uren dat het feest, de receptie, het diner of een ander moment op je bruiloft duurt. Daarnaast wordt er vaak onderscheid gemaakt tussen het type drank dat er gewenst geschonken wordt. Op basis daarvan zal een bepaalde prijs per persoon worden bepaald. 

Trouwlocaties maken in hun drankassortimenten vaak onderscheid tussen binnenlands gedistilleerde dranken of buitenlands gedistilleerde dranken:

• Binnenlands gedistilleerd drankarrangement: koffie/thee, frisdranken, sappen, bier, huiswijn en andere sterke dranken die de locatie in haar assortiment heeft en onderdeel zijn van het arrangement (denk aan jenever, vieux en likeuren).
• Buitenlands gedistilleerd drankarrangement: buitenlandse dranken die niet onder het binnenlands drankarrangement vallen (denk aan whiskey, gin en wodka).

Wat betaal je gemiddeld bij drank op afkoop voor je bruiloft?

De prijzen en pakketten variëren tussen trouwlocaties, maar gemiddeld kun je rekenen op zo’n € 4,- tot € 7,50 per persoon per uur voor een binnenlands gedistilleerd drankenpakket. Soms wordt een drankpakket aangeboden voor een all-in prijs in combinatie met snacks en hapjes gedurende de feestavond en betaal je bijvoorbeeld tussen de € 20,- en € 25,- per persoon voor zo’n 4 uur inclusief een ronde bittergarnituur of andere bites. Blijf je heel de dag op één locatie? Dan zijn er vaak ook pakketten mogelijk die de hele dag, inclusief diner, dekken.

Andere sterke dranken zoals whiskey, gin en wodka schenken op je bruiloft? Op sommige locaties kan dit op nacalculatie doen, bij anderen kun je deze buitenlandse gedistilleerde dranken afkopen. Willen jullie deze sterke dranken uitkopen? Gemiddeld kun je rekenen op prijzen tussen de € 6,50 en € 15,- per persoon per uur.

Wat is het gemiddelde drankverbruik per uur van een bruiloftsgast?

Het gemiddelde drankverbruik per uur hangt heel erg af van het type gast dat je uitnodigt voor je bruiloft. Gemiddeld drinkt een bruiloftsgast zo’n 2 tot 3 drankjes per persoon per uur. Zijn jullie vrienden en familie niet zulke steviger drinkers? Reken dan rond de 1,5 drankje per persoon per uur. Lusten jullie bruiloftsgasten wel een drankje? Reken dan rond de 5 drankjes per persoon per uur. 

Naast het gemiddelde drankgebruik van het type gast dat op je bruiloft komt, zijn er nog een aantal factoren van invloed op het drankverbruik, waaronder de onderdelen van de bruiloft.

Hoeveel drankjes per persoon op je bruiloft per onderdeel?

Bij het berekenen van het drankgebruik op jullie bruiloft is het goed om de onderdelen van de bruiloft in kaart te brengen. Beginnen jullie al eind van de ochtend of pas laat in de middag? Zit er een lunch, borrel, diner, receptie en feest bij inbegrepen? Hieronder vind je het gemiddelde aantal drankjes per onderdeel:

• Ontvangst van daggasten: 1,5 kopje koffie of thee
• Lunch: 2 glazen per persoon
• Borrel: 2,5 glazen per persoon per uur
• Receptie: 2 glazen per persoon per uur
• Diner/buffet: 2 glazen per persoon per uur
• Feest: 2-5 glazen per persoon per uur (zie kopje hierboven).

Goed om te weten: gemiddeld drinkt een gast in het eerste uur van een receptie en/of feest 3 drankjes en de uren daarna 2 drankjes per uur!

Hoe kun je het drankgebruik op je bruiloft zelf berekenen?

Naast het inschatten van het drinkgedrag van je gasten, kunnen de volgende vragen helpen om een goede berekening te maken van het drankgebruik op jullie bruiloft:

1. Hoeveel bruiloftsgasten zijn er op welke onderdelen van de dag? Let op: neem hierin (ook als je met je trouwlocatie dit gaat berekenen) altijd een percentage (zeg 10%) in mee aan gasten die niet zullen komen opdagen. Ook al heb je je RSVP’s binnen. Vaak valt zo’n 10% van je bruiloftsgasten in de praktijk af door bijvoorbeeld ziekte of andere onvoorziene omstandigheden.
2. Hoe lang duren de onderdelen? Hoe lang duurt het feest? Hoe lang blijven (hoeveel) gasten hangen? Een deel van je gastenlijst zal waarschijnlijk niet mee feesten tot de late uurtjes. Wees je daar bewust van als je een all-in prijs afspreekt voor de hele avond.
3. Wat kost een los drankje van de drank die je wilt schenken op de locatie?
4. Wat is de prijs per persoon per uur wanneer je de drank afkoopt?
5. Hoeveel drinkt een bruiloftsgast gemiddeld van welke dranksoort per uur? (Neem hier ook de leeftijden van je bruiloftsgasten in mee!)
6. Waar komen de bruiloftsgasten vandaan? Heb je veel mensen die moeten bobben?
7. Wat is de weersverwachting? Bij hoge temperaturen wordt er meer gedronken, dan wanneer het koud is.
8. Moeten de gasten drankjes halen bij de bar of loopt het personeel rond met dienbladen? In de praktijk blijkt dat mensen bij een open bar minder snel drank halen (omdat ze lekker staan te dansen, bijvoorbeeld).

Vragen die je je feestlocatie wilt stellen bij het afkopen van de drank voor je bruiloft

Neigen jullie naar het afkopen van drank voor jullie bruiloft en behoort deze optie ook tot de mogelijkheden bij de locatie? Zorg dat jullie goed geïnformeerd zijn over de opties en wat er precies is inbegrepen bij deze prijs en wat niet. Soms kun je een deel van de avond of een deel van het drankenpakket afkopen en de rest op nacalculatie doen. Handig als je verwacht dat niet iedereen tot het einde blijft feesten of wanneer er veel sterke (buitenlandse) dranken worden gedronken.

Zorg dat je de antwoorden op deze vragen in ieder geval te weten komt:

1. Welke dranken worden er voor de prijs geschonken? Welk type frisdrank, koffie, thee, bieren, wijnen en andere dranken vallen hieronder? Zorg dat je een complete lijst voor ogen krijgt.
2. Welke merken bier, wijn en fris worden er geschonken? Voor de fijnproevers goed om te weten of er Pepsi of Coca Cola, Heineken of Bavaria geschonken wordt en of er bijvoorbeeld meerdere merken en typen bier geschonken worden. Denk aan wit, rosé of speciaalbiertjes. Whiskey liefhebbers? Check of er alleen Jack Daniels wordt geschonken of dat er ook andere mogelijkheden zijn!
3. Welke huiswijn wordt er geschonken? Vraag of je deze mag proeven, zodat je in ieder geval weten of jullie het wel lekker vinden wat er wordt geschonken op je grote dag.
4. Welke sterke dranken vallen er in het pakket? Is het mogelijk om deze op nacalculatie te doen? Soms kun je er ook voor kiezen om een rondje shotjes te doen of enkele type sterke dranken te schenken (en niet het complete slijterij assortiment).
5. Zijn er hapjes inbegrepen? Zo ja, welke en hoeveel?
6. Is de afkoopprijs inclusief personeel voor het schenken van de dranken en ophalen van de glazen?
7. Moet je de hele avond afkopen of kun je een deel van de avond op afkoop doen en een deel (bijvoorbeeld de laatste twee uurtjes) op nacalculatie?
8. Valt water onder "fris" (Spa Blauw / Sourcy?) of wordt er tafelwater (kraanwater) geschonken?

Hoeveel drinkt iemand gemiddeld per uur van welk soort drankje?

Hoeveel drankjes er wordt gedronken door een bruiloftsgast is van een hoop afhankelijk, zo ook van het type drankjes dat genuttigd wordt. Voor licht alcoholische dranken, zoals bier of wijn, kun je rekenen op zo’n twee drankjes per uur. Voor sterke dranken kun je dit gemiddelde terugschroeven naar zo’n één drankje per uur.

Kosten van een cocktailbar op je bruiloft

Een lekkere cocktail geeft je bruiloft een extra feestelijk tintje! Maar, zoals je al wel weet zijn cocktails ook aan de prijs. Vaak maak je vooraf afspraken over de cocktails. Denk aan het type cocktails dat geschonken gaat worden (drankprijzen verschillen nogal onderling!), wanneer ze geschonken gaan worden (bepaal eventueel gezette tijden) en hoeveel cocktails er geschonken kunnen worden. Met de meeste partijen kun je hier vooraf afspraken over maken. Indien de kosten op deze post losgelaten worden, kun je afspreken om op nacalculatie die cocktails af te rekenen of om een combinatie te maken van een minimale afname en de rest op nacalculatie.

Wat zijn de voor- en nadelen van drank afkopen en nacalculatie?

• Voordelen van de drank afkopen voor je bruiloft:
  Het allerbelangrijkste voordeel van drank afkopen is dat je weet hoeveel het bedrag is dat je gaat betalen voor de drank. Je hoeft je niet druk te maken over de kosten van het drankgebruik van stevige drinkers, omdat alles (wat je schenkt) als is inbegrepen in de prijs en kunt zorgen over het drankgebruik gedurende de bruiloft lekker loslaten.
• Nadelen van drank afkopen voor je bruiloft:
  Je hebt de kans dat er minder wordt gedronken dan “nodig” is om de prijs eruit te halen, wanneer je drank uitkoopt. Je loopt het risico dat er minder gasten komen (door ziekte of een andere reden) of dat er meer mensen moeten bobben dan je misschien had berekend, waardoor er minder drank wordt gedronken. Bij afkopen betaal je voor wat je voordien hebt afgesproken met de locatie. Als je op je budget zit en je het niet fijn vindt om halfvolle glazen te vinden op je locatie, kun je deze optie beter achterwege laten.
• Voordelen van nacalculatie:
  Je betaalt alleen voor datgene wat er echt geschonken wordt. De gasten die niet drinken of minder drinken dan verwacht kosten je geen geld. Je loopt altijd het risico dat er minder gasten komen dan vooraf bedacht. In dit geval kost het je geen geld, want je betaalt enkel voor wat er wel gedronken is die avond.
• Nadelen van nacalculatie:
  Je weet niet waar je aan toe bent en kan achteraf voor een hoge rekening (meer dan begroot) komen te staan. Door warm weer of een vriendengroep die er flink zin in heeft gekregen kan de drankprijs flink worden opgedreven. 

Ervaringen met drank afkopen en nacalculatie

In onze Perfect Brides Facebookgroep worden er al volop ervaringen uitgewisseld over het afkopen van drank of werken met nacalculatie. Sommige bruiden zijn achteraf van mening dat ze beter voor nacalculatie hadden kunnen gaan, omdat er toch wat minder gasten op kwamen dagen dan verwacht of er minder sterk gedronken was. Ook zijn er een aantal mis schattingen gemaakt door bruiden die verwachtten de afkoop eruit te kunnen drinken door het voetbalteam, terwijl de ooms en tantes het bij een enkel drankje hielden op de hele avond en daarmee het gemiddelde flink naar beneden trokken.

Veel bruiden geven het advies om echt goed te kijken naar de omstandigheden van je bruiloft en het type gasten dat je ontvangt. Of de afkoop voordelig is, is zo afhankelijk van wat en hoeveel er gedronken wordt. Met een familie en vriendengroep die stevig doordrinkt, heb je het er zo uit. Bovendien zit je er op een warme zomerdag met stevige drinkers eerder aan dan op een koudere dag in november.

Besparen op drank op je bruiloft

Wil je besparen op drank op je bruiloft? Als je al een beetje mee hebt zitten rekenen, dan heb je misschien wel gezien dat de kosten van drank op je bruiloft behoorlijk op kan lopen. Je wil natuurlijk niet dat je gasten iets tekort komen, maar misschien ook je portemonnee bewaken. Drank afkopen of nacalculatie is een persoonlijke keuze die voor iedereen verschillend uitpakt. De prijzen van drankjes kunnen behoorlijk verschillen per locatie, dus check de prijzen door offertes op te vragen bij verschillende trouw- en feestlocaties. Neem daarnaast in je overweging mee wat je gaat serveren. Buitenlandse gedistilleerde dranken kunnen de prijs behoorlijk opkrikken. Is dit het waard? Op sommige locaties kun je (een deel van) de drank zelf regelen voor je bruiloft. Bijvoorbeeld de sterke dranken. Je kunt ook een binnenlands gedistilleerd drankpakket afnemen en met een champagne en shotjes rondje de boel nog iets veelzijdiger maken. Het is ook een leuk idee om te vragen of er een signature cocktail geserveerd kan worden. Op deze manier hoeft de locatie maar één soort drank in te kopen maar kunnen jouw gasten toch genieten van een lekkere cocktail op je bruiloft. Wordt het warm op jullie trouwdag? Vraag dan aan de locatie of er karaffen kraanwater met citroen en munt geserveerd kunnen worden. Mega verfrissend en superstylish!

Nog eens terug lezen? Sla deze in's & out's op! 

Hebben we je verder kunnen helpen met het proces rondom drank afname voor jullie dag? Dan kunnen we het ons voorstellen dat je dit artikel graag wilt bewaren in je profiel om hem op een later moment nog eens rustig te kunnen lezen. Hoe je dat doet? Klik op het hartje bovenaan dit artikel en dan vind je 'm terug onder het kopje 'opgeslagen' in jouw planningtools!

Lees hier welke stap de volgende is in jouw planning!