Wat zijn de taken van een ceremoniemeester?

Je beste vriend of familielid gaat trouwen en jij wordt gevraagd voor de taak van ceremoniemeester. Of je het nu hebt zien aankomen of niet, je moet wel goed weten waar je ja tegen zegt. Natuurlijk is het een hele eer en het kan hartstikke leuk zijn, maar het kost ook tijd. Ceremoniemeester ben je namelijk vaak niet alleen op de bruiloft zelf; jouw werk begint al ver voor de bruiloft! Wat wordt er nou eigenlijk van je verwacht en wat moet je precies doen?

Wat wordt er van jou als ceremoniemeester verwacht?

Het verschilt per bruidspaar wat en hoeveel je als ceremoniemeester te doen krijgt. Sommige bruidsparen vinden het heerlijk alles uit handen te geven, terwijl andere koppels liever zelf de touwtjes in handen hebben. Wij kunnen je daarom niet precies vertellen wat jij zult moeten gaan doen; het is dan ook slim om goed naar de wensen van het bruidspaar te luisteren, zodat er geen misverstanden ontstaan. Wel kunnen we je een idee te geven van wat de functie van ceremoniemeester inhoudt. Daarom hebben we in dit artikel wat taken genoemd die vaak aan een ceremoniemeester toebedeeld worden.

Taken van de ceremoniemeester vóór de trouwdag

Vaak begint je werk als ceremoniemeester al ver voor de grote dag. Zoals gezegd verschilt het per bruidspaar hoeveel je betrokken wordt bij het plannen van de bruiloft, maar over het algemeen vallen de volgende zaken in jouw takenpakket:

Maken van een draaiboek voor de bruiloft

Samen met het bruidspaar bespreek je de dagindeling. Het is slim om samen een gedetailleerd draaiboek te maken waarin alle activiteiten en tijden staan. Het is mogelijk om het bruidspaar (en misschien ook de daggasten) van een kopie te voorzien zodat iedereen weet wat de planning is. Houd er wel rekening mee dat onderdelen uit kunnen lopen en dat er onverwachte dingen kunnen gebeuren: speling is het toverwoord!

Trouwkaarten en persoonlijke briefjes

De trouwkaarten worden bij jou afgeleverd en deze verstuur jij. Als ceremoniemeester heb jij zo de mogelijkheid persoonlijke briefjes toe te voegen. Op deze persoonlijke briefjes vraag je de gasten iets mee te brengen of naar jou op te sturen als persoonlijke verrassing voor het bruidspaar. Dit kan een persoonlijke fotocollage zijn, een gedicht, een favoriet snoepje van het bruidspaar en ga zo maar door.

Aanspreekpunt voor de gasten en r.s.v.p.

Willen mensen meer informatie over de bruiloft? Jij fungeert als aanspreekpunt. Daarom staan vaak jouw contactgegevens op de kaart. Vaak laten de gasten ook aan jou weten of ze wel of niet komen, in dat geval houd jij dan ook bij wie er komt en met hoeveel personen.

Bijhouden van de cadeaulijst

Jij beheert de cadeaulijst voor het aanstaande echtpaar. Als gasten vragen hebben over wat ze het beste kunnen geven, dan komen ze daarvoor naar jou toe. Ook kun je eventueel een gezamenlijk cadeau organiseren.

Speeches en stukjes

De ceremoniemeester wordt ook wel de 'regisseur van de bruiloft' genoemd. Jij hebt de leiding over de eventuele speeches en stukjes die gasten willen doen. Zij bellen jou met de vraag of het mogelijk is (dit heb je natuurlijk eerst met het bruidspaar overlegd) en jij maakt vervolgens een schema.

Instrueren van getuigen en bruidskinderen

Aangezien jij het draaiboek beheert en weet wat ieders taak is, is het vaak jouw taak de getuigen en de bruidskinderen over hun taken op de bruiloftsdag te instrueren. Wat moeten ze doen en wanneer?

Organiseren van het vrijgezellenfeest

Als de getuige niet is aangewezen om het vrijgezellenfeest te organiseren, is er een kans dat dit jouw taak wordt. Geef toe: er zijn vervelendere taken dan een spetterend feest organiseren! Zie het als jouw kans om een onvergetelijke party neer te zetten!
 
 

Het ceremoniemeesterschap op de trouwdag zelf

En dan is het zover: de dag waar je al een hele tijd naartoe hebt gewerkt, samen met het bruidspaar. Rise and shine, want de dag begint vroeg voor jou! Dit zijn jouw taken op de trouwdag zelf.

Het bijhouden van het draaiboek, speeches en stukjes

Je hebt het draaiboek niet voor niets gemaakt en vandaag ga je proberen je er zo goed mogelijk aan te houden. Je zorgt dat het bruidspaar op tijd wakker is en op tijd is voor de staande afspraken, anders kun je achter komen te liggen op schema.

Ook je zelfgemaakte schema met speeches en stukjes houd je in de gaten. Je geeft de personen die iets gaan doen tijdig een seintje als het tijd voor hen is om hun 'show' op te voeren. Jij bent ook degene die de eer heeft al deze bijzondere momenten aan te kondigen bij het bruidspaar en de gasten!

Alles op de juiste plek en tijd

Om te zorgen dat alles vlotjes verloopt, zorg jij dat de spullen die nodig zijn bij een bepaald onderdeel van de dag ook aanwezig zijn op het moment dat het bruidspaar ze nodig heeft. Zo zorg je ervoor dat de bruidegom (of de toegewezen getuige) het bruidsboeket en de trouwringen meeneemt en dat het trouwboekje op het juiste moment op de juiste plaats is. 

Bij de plechtigheid is het jouw taak om iedereen zijn plaats te wijzen en de corsages uit te delen aan de juiste personen. Als er een erehaag gevormd wordt, kun jij de regie op je nemen. Voorzie de gasten van rozenblaadjes, rijst of iets anders origineels en wijs ze hun plek. Als er foto’s gemaakt moeten worden, kun jij de gasten begeleiden naar de fotograaf en de plek waar de foto's geschoten worden.

Het aanspreekpunt

Tijdens de voorbereiding was je al het aanspreekpunt voor de gasten en dat blijf je ook tijdens de trouwdag. Het verschil is dat nu ook leveranciers en het personeel met hun problemen en vragen naar jou toe komen. Zorg daarom dat je goed herkenbaar bent als ceremoniemeester. Je kunt bijvoorbeeld een originele button of broche dragen, of een aparte corsage opdoen zodat de gasten en leveranciers/personeel weten dat ze bij jou terecht kunnen.

Beheren van de portemonnee

Waarschijnlijk krijg je als ceremoniemeester van het bruidspaar een geldbedrag mee op de grote dag. Zo kun jij deze dag de betalingen doen en de eventuele fooien geven en hoeft het bruidspaar zich hier geen zorgen over te maken! Nu niet gelijk bang worden voor deze 'enorme' verantwoordelijkheid, want vaak gaat het om kleine bedragen. Veel is al betaald of hoeft pas achteraf betaald te worden, dus het is niet zo dat je met duizenden euro's op zak loopt.

Bloemen

De bloemen worden vaak 's ochtends bezorgd. Jij kunt als ceremoniemeester de boeketten die het bruidspaar krijgt aannemen en het vervoer ervan regelen. Gaan de bloemen ook mee naar de tweede locatie? In dat geval kun je wellicht de boeketten ’s avonds samen met de cadeaus bij het bruidspaar thuis (laten) brengen.

Op de feestlocatie

Als er na de plechtigheid nog een feest of een diner is, zou je met de eigenaar van de locatie kunnen overleggen of er een plek is waar het bruidspaar zich even op kan frissen en zich eventueel om zou kunnen kleden.

Gastenboek beheren

Ook het beheer van het gastenboek valt onder jouw taak, al hoef je er niet per se heel de avond zelf bij te zitten. Vraag een aantal bekenden van het bruidspaar of zij een deel van de avond bij het gastenboek willen zitten en maak een schema. Zo mis je allemaal maar een klein deel en wordt er toch voor gezorgd dat iedereen iets leuks achterlaat voor het bruidspaar!

Cadeautafel

Heel leuk dat het bruidspaar allemaal enveloppen en cadeaus mag ontvangen, maar er moet wel een oogje op gehouden worden. Het is daarom slim om te vragen of er een plek is waar de persoonlijke, waardevolle eigendommen van het bruidspaar veilig opgeborgen kunnen worden tijdens het feest. Daarnaast zullen deze cadeaus ook bij het bruidspaar thuis terecht moeten komen, Vraag of er mensen zijn die na het feest met je mee willen rijden naar het huis van de newly weds om de cadeaus af te leveren.

Twee ceremoniemeesters of een?

Tegenwoordig zie je vaak dat zowel de bruid als de bruidegom een eigen ceremoniemeester vraagt. Deze twee personen kunnen bij de taak van ceremoniemeester dan samenwerken. Het voordeel hiervan is duidelijk: vele handen maken licht werk. Ook het nadeel ligt voor de hand: het wordt nog belangrijker om het overzicht te bewaren en duidelijke afspraken te maken wie wat doet, omdat dingen anders blijven liggen onder het mom van 'de ander doet het wel'. Duidelijke communicatie was al belangrijker, maar wordt nog belangrijkers als je de functie van ceremoniemeester met z'n tweeën deelt.

Is het iets voor jou?

Ceremoniemeester zijn is dus een belangrijke taak! Het brengt redelijk wat verantwoordelijkheden met zich mee; het bruidspaar vertrouwt hun grote dag aan jou toe! Het is daarom belangrijk dat je van tevoren goed nadenkt of je deze taak wel op je wilt nemen. Hoewel het natuurlijk een hele eer is, zul je er wel rekening mee moeten houden dat je waarschijnlijk niet onbezorgd kunt genieten van het feest omdat je een hoop moet regelen.

Het is handig als je snel beslissingen kunt nemen, stressbestendig bent en over enig organisatietalent beschikt. Maar bedenk wel dat het bruidspaar er het volste vertrouwen in heeft dat je het kunt, anders zouden ze je niet gevraagd hebben!

Een andere reden om het wel te doen, is dat je natuurlijk altijd hulp kunt vragen als het je even te veel wordt. Tenslotte is het de bedoeling dat ook jij geniet van de bruiloft! Zorg ervoor dat er mensen in je omgeving zijn op wie je kunt terugvallen als dat nodig mocht zijn. Overleg met het bruidspaar of ze het goed vinden dat je er anderen bij betrekt. Instrueer de mensen die je inschakelt goed over wat je nu precies van ze verwacht, en vraag of ze tijdens de bruiloft in de buurt willen blijven voor eventuele vragen over het onderdeel dat zij geregeld hebben.

Willen jullie als bruidspaar niemand met deze taak opzadelen? Ook een weddingplanner biedt vaak zijn/haar diensten als ceremoniemeester aan!

Communicatie

Communicatie is het allerbelangrijkst. Wie doet wat en wanneer? Als dit duidelijk is voor alle betrokkenen komt het helemaal goed. De ceremoniemeester is de regisseur van de bruiloft en jij gaat gewoon voor de Oscar!