Taken ceremoniemeester | Wat moet een ceremoniemeester allemaal regelen?

Voor aanstaande bruidsparen is de ceremoniemeester vaak de stille held achter een vlekkeloze trouwdag. Deze onmisbare rol omvat verschillende taken, van het plannen van de ceremonie tot het coördineren van de receptie. In dit artikel vertellen we je alles over de taken van een ceremoniemeester. Ben jij gevraagd als ceremoniemeester? Don’t worry! We gaan je helpen deze eervolle taak perfect uit te voeren! You got this!

• Wat is een ceremoniemeester?
• Wat kun je van een ceremoniemeester verwachten?
• Welke taken kan de ceremoniemeester oppakken?
• Taken voor de bruiloft
• Taken op de bruiloft
• Taken na de bruiloft
• Hoe bereid je je voor wanneer je gekozen bent als ceremoniemeester?
• Wat trek je aan als ceremoniemeester?
• Meerdere ceremoniemeesters

Wat is een ceremoniemeester?

Een ceremoniemeester speelt een belangrijke rol bij het plannen van de bruiloft en op de bruiloft zelf. Deze toegewijde persoon neemt een deel van taken op zich om het aanstaand bruidspaar te helpen met het plannen van hun big day. Ook op de bruiloft is de ceremoniemeester erg belangrijk. Hij of zij is het aanspreekpunt voor de gasten en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt. Wat ons betreft, is een ceremoniemeester een echte must!

Deze rol wordt meestal vervuld door iemand die een hele goede band heeft met het bruidspaar. Dit kan een goede vriend of familielid zijn. Vaak kiezen bruidsparen ervoor om iemand te kiezen die houdt van plannen, goed tegen stress kan, die ze kunnen vertrouwen en die hun goed kent. De ceremoniemeester zal op de bruiloft zelf erg druk zijn en dus is het slim om niet iemand te kiezen die té dicht bij je staat zodat je dierbaarste de bruiloft zelf ook in zijn volledigheid mee kunnen maken. Pfoe! Bij elkaar dus best een lijst met eisen. Natuurlijk hoeft de ceremoniemeester niet binnen dit hokje te passen! Het belangrijkste is dat het bruidspaar en de ceremoniemeester zich goed voelen over de keuze. 

Hé bruidspaar! Hebben jullie al een cereemoniemeester? Zo kies je een ceremoniemeester!

Wat kun je van een ceremoniemeester verwachten?

Een ceremoniemeester zet zich in om te helpen met het verwezenlijken van de droombruiloft van het bruidspaar. Van een ceremoniemeester is te verwachten dat ze de verantwoordelijkheid nemen voor de taken die het bruidspaar ze geeft. Dit zijn onderdelen van de planning zoals het contact onderhouden met leveranciers en/of het contact met de gasten. Ook zijn dit onderdelen tijdens de bruiloft zelf zoals het houden van overzicht en opnieuw het contact met trouwleveranciers en gasten. Ieder bruidspaar verwacht iets anders van hun ceremoniemeester, ieder bruidspaar geeft namelijk andere taken en verantwoordelijkheden. Voordat je volmondig 'Ja' zegt wanneer je gevraagd wordt, is het handig om met het bruidspaar te bespreken wat iedereens verwachtingen zijn. Heb je zeeën van tijd en wil je helpen om alles te organiseren? Of vind je het fijn als er vooraf bepaald wordt voor welke taken jij verantwoordelijk bent, omdat je zelf ook een druk leven hebt? Praat erover en get clear! 

Welke taken kan de ceremoniemeester oppakken? 

Oké bruidsparen, we gaan nu echt beginnen! Stuur dit artikel vooral door naar jullie amazing ceremoniemeester zodat ze precies weten wat ze kunnen verwachten! Ceremoniemeesters, listen up! Het is fijn om te weten dat het bruidspaar zoveel vertrouwen in jouw organisatietalent heeft dat ze de belangrijke taak van ceremoniemeester in jouw handen leggen. Maar vergeet niet: het ceremoniemeesterschap is een serieuze parttime job! Het kost namelijk aardig wat tijd en je zult ook wat dingen moeten laten. Zo kun je bijvoorbeeld niet in de lampen gaan hangen tijdens het trouwfeest en beginnen de voorbereiding al ver voor trouwdag, waardoor je die avonden en weekendjes weg misschien ook maar even moet verplaatsen. Ben je gevraagd en wil je graag weten wat voor taken een ceremoniemeester op een bruiloft heeft voordat je 'I Do' zegt? Wij nemen de belangrijkste taken met je door! 

Taken voor de bruiloft

Vaak begint je werk als ceremoniemeester, zoals gezegd, al ver voor de grote dag. Plan daarom alvast een aantal avonden in waarop jullie alles bespreken en de taken verdelen. Zoals gezegd verschilt het per bruidspaar hoeveel je betrokken bent bij het plannen van de bruiloft, maar over het algemeen zijn de volgende zaken de taken van een ceremoniemeester vóór de trouwdag! 

De ceremoniemeester is aanspreekpunt voor de gasten

Het is de taak van het bruidspaar om de gastenlijst voor de bruiloft te maken. Zodra deze definitief is, zal jij als ceremoniemeester eerst de daggasten op de hoogte stellen. Dit kan middels de save the date-kaart die door het bruidspaar wordt gestuurd en/of via een persoonlijke mail. Hierin staat de trouwdatum, een grove schets van de dagplanning en dat jij ceremoniemeester bent. Mochten er bijzonderheden zijn, dan kunnen ze vanaf nu bij jou terecht.

Organiseren van het vrijgezellenfeest

Als de getuige, goede vriendin of zus niet is aangewezen om het vrijgezellenfeest te organiseren, is de kans groot dat dit jouw taak wordt. Geef toe: er zijn vervelendere dingen om te doen dan het organiseren van een spetterend feest. En heb je wat hulp nodig? Er zijn vast genoeg girls uit de bridal squad die je willen helpen om gekke opdrachten voor het vrijgezellenfeest te verzinnen.

Speeches en stukjes

We hebben het al eerder aangegeven, maar de ceremoniemeester wordt ook wel de 'regisseur van de bruiloft' genoemd. Jij hebt de leiding over eventuele speeches en stukjes van gasten. Zij vragen jou of het mogelijk is en jij maakt vervolgens een schema. Het is wel handig om van tevoren even met het bruidspaar te overleggen waar ze wel en niet op zitten te wachten. Het kan zijn dat ze een mooie speech van hun ouders wel waarderen, maar een ABC'tje echt not done vinden.

Zelf ook nog iets zeggen? Bekijk dan deze tips voor een onvergetelijke speech!

Het draaiboek maken voor de bruiloft

Samen met het bruidspaar bespreek je de tijdsplanning van de bruiloft. Hoe laat beginnen de voorbereidingen, wanneer is de first look, wanneer worden de foto's gemaakt, is er nog een lunch of pauzemoment, hoe laat begint de ceremonie, etc. Het is slim om samen een gedetailleerd draaiboek voor de bruiloft te maken waarin alle activiteiten en tijden staan. Houd er wel rekening mee dat onderdelen uit kunnen lopen en dat er onverwachte dingen kunnen gebeuren: speling is het toverwoord!

Gebruik de superhandige (gratis!) planningtools om het draaiboek te maken! 

Instrueren van getuigen en bruidskinderen

Aangezien jij het draaiboek beheert en weet wat ieders taak is, is het ook jouw taak om de getuigen & bruidskinderen te instrueren over hun taken en vergeet ook niet de rolverdeling van het bruidspersoneel in de gaten te houden. Wie doet wat op de trouwdag? Hoelaat moeten de kinderen er zijn? Waar moeten de getuigen zich verzamelen? Weet de ringdrager wanneer hij naar voren mag komen? Jij bent verantwoordelijk voor het in goede banen leiden van de bruiloft en een goede voorbereiding met instructies is wat ons betreft het halve werk!

Versturen van de trouwkaarten en persoonlijke briefjes

De trouwkaarten worden vaak verstuurd door de ceremoniemeester. Het bruidspaar heeft inmiddels een complete lijst van dag- en avondgasten gemaakt en ze hebben de adressen al op de enveloppen geschreven. Als ceremoniemeester kun je hier nog een persoonlijk briefje aan toevoegen. Vraag bijvoorbeeld of de gasten iets mee willen brengen als persoonlijke verrassing voor het bruidspaar, altijd leuk! 

Hier lees je alles over de RSVP op de trouwkaart! 

Bijhouden van de cadeaulijst

Vaak staat er op de trouwkaart of er cadeauwensen zijn of maakt het bruidspaar middels een envelopje kenbaar dat ze graag geld willen als cadeau voor hun huwelijk. Als ceremoniemeester ben jij het aanspreekpunt, dus ook met vragen rondom huwelijkscadeaus voor het bruidspaar kloppen de gasten bij jou aan. In onze online planningtools kan het bruidspaar gemakkelijk een online cadeaulijst maken en deze vervolgens delen met alle gasten. De gasten ontvangen de cadeaulijst via e-mail, kunnen de huwelijkswensen bewonderen en iets uitkiezen om te geven. Hoe handig?! Daar heb je dus geen omkijken naar! 

Maak een leverancierslijst

Voor de ceremoniemeester is een leverancierslijst onmisbaar. Op deze lijst staan alle contactgegevens van de leveranciers die meewerken aan de bruiloft. Als iemand niet komt opdagen of als je nog even snel iets moet navragen over bijvoorbeeld de trouwjurk of het bruidsboeket, kun je in no time de juiste mensen bereiken! 

Taken op de bruiloft

Een goede planning is het halve werk. Alles is tot in de puntjes geregeld en nu is het jouw taak om alles op the big day in goede banen te leiden. Als ceremoniemeester kun je echt niet achterover leunen en kijken hoe de dag verloopt, want tijdens de trouwdag zelf ben jij degene die ervoor zorgt dat alles volgens plan gaat! Maar wat zijn jouw taken op de dag zelf? Check it out!

Het aanspreekpunt op de trouwdag

Tijdens de voorbereidingen van de bruiloft was je al het aanspreekpunt voor de gasten en dat blijf je ook tijdens de trouwdag. Het enige verschil is dat leveranciers en het personeel van de trouwlocatie nu ook met hun problemen en vragen naar jou komen. Zorg dat je alle belangrijke documenten, zoals het draaiboek, bij je hebt en dan komt het allemaal goed! Bespreek ook vooraf met het bruidspaar in hoeverre ze op de hoogte willen gehouden worden van de eventuele problemen op de bruiloft en in hoeverre jij in the heat of the moment keuzes voor hen mag maken. 

Bloemen

De bloemen worden vaak 's ochtends bezorgd op locatie. Deze neem jij in ontvangst. Gaan de bloemen later op de dag ook mee naar bijvoorbeeld een andere locatie? Dan is het jouw taak om het vervoer ervan te regelen en ervoor te zorgen dat het bloemwerk ’s avonds samen met de huwelijkscadeaus bij het bruidspaar terecht komen.

Het bijhouden van het draaiboek, speeches en stukjes

Je hebt het draaiboek niet voor niets gemaakt en vandaag ga je proberen je er zo goed mogelijk aan te houden. Je zorgt dat het bruidspaar op tijd wakker is en op tijd is voor de staande afspraken. Achterlopen op schema wil je niet en daarom is het ook belangrijk om het schema met speeches en stukjes in de gaten te houden. Je geeft de personen tijdig een seintje als het tijd is voor hen om hun 'act' op te voeren en jij bent ook degene die de eer heeft al deze bijzondere momenten aan te kondigen bij de newlyweds en de gasten!

Alles op de juiste plek en tijd

Om ervoor te zorgen dat alles vlotjes verloopt, zorg je dat de spullen die nodig zijn bij een bepaald onderdeel van de dag ook daadwerkelijk aanwezig zijn. Denk eraan dat de bruidegom (of de toegewezen getuige) het bruidsboeket en de trouwringen meeneemt en dat het trouwboekje op het juiste moment op de juiste plaats is. 

Bij de plechtigheid is het jouw taak om iedereen zijn plaats te wijzen en de corsages uit te delen aan de juiste personen. Als er een erehaag gevormd moet worden, kun jij de regie op je nemen. Voorzie de gasten van rozenblaadjes, rijst of iets anders origineels om mee te strooien en wijs ze hun plek. Als er foto’s gemaakt moeten worden, kun jij de gasten begeleiden naar de fotograaf en de plek waar de foto's gemaakt worden! 

Op de feestlocatie

Als er na de plechtigheid nog een receptie, feest of diner is, kun je met de eigenaar van de locatie even overleggen of er een plek is waar het bruidspaar zich even kan opfrissen en waar ze zich later kunnen voorbereiden op de openingsdans. Op de feestlocatie heb je ook nog een aantal andere verantwoordelijkheden:

• Spreek van tevoren af hoe lang de felicitaties mogen duren. Voor je het weet staat er een rij van anderhalf uur terwijl je weet dat het bruidspaar geen handjes wil schudden op de receptie. 
• Wil het bruidspaar niet gestoord worden door gasten die vertrekken? Plaats alvast een bordje bij het gastenboek met een leuke tekst en daarbij de huwelijksbedankjes om duidelijk te maken dat ze geen gedag hoeven te zeggen wanneer het bruidspaar samen opgaat in de muziek!
• Ook het beheer van het gastenboek valt onder jouw taak, al hoef je er niet per se heel de avond bij te zitten. Vraag een aantal bekenden van het bruidspaar of zij een deel van de avond het gastenboek willen beheren. Zo mis je allemaal maar een klein deel van de avond en wordt er toch voor gezorgd dat iedereen iets leuks achterlaat voor het bruidspaar!
• Heel leuk dat het bruidspaar allemaal enveloppen en cadeaus mag ontvangen, maar er moet wel een oogje in het zeil gehouden worden. Het is daarom slim om te vragen of er een plek is waar deze spullen veilig opgeborgen kunnen worden tijdens het feest. Uiteindelijk moeten de huwelijkscadeaus ook bij het bruidspaar thuis terecht komen.
• Vraag of er mensen zijn die na het feest met je mee willen rijden naar het huis van de newlyweds om de cadeaus af te leveren of spreek af dat je dit de volgende dag doet.
  

Taken na de bruiloft 

You did it! Jij hebt de bruiloft in goede banen geleid, het bruidspaar heeft van elk moment genoten en alles was tot in de puntjes perfect uitgevoerd. Nu denk je misschien: ik ben ceremoniemeester af, maar niets is minder waar! Er zijn nog wat taakjes die een ceremoniemeester ook na de bruiloft vaak op zich neemt en dat zijn deze! 

Versturen van bedankkaartjes

Wil het bruidspaar hun gasten nog een extra keer bedanken voor de aanwezigheid op hun bruiloft? Dit doen ze vaak door middel van het versturen van een bedankkaartje. Jouw taak als ceremoniemeester om ze op de post te doen, zodat de newlyweds ongestoord kunnen blijven genieten van hun eerste dagen / weken als getrouwd stel!

Lees hier meer over een bedankkaartje sturen na de bruiloft!

Foto's verzamelen van gasten

Was het op de bruiloft toegestaan dat de gasten foto's mochten maken? Dan zitten daar vast een aantal leuke en spontane foto's bij die het bruidspaar ongetwijfeld willen hebben. Natuurlijk krijgen ze ook die professionele foto's van de trouwfotograaf, maar onscherpe en gekke foto's met alle loved ones zijn minstens zo leuk om jaren later nog eens naar te kijken!

Een ceremoniemeester niet opzadelen met al deze taken? Huur een weddingplanner in!

Hoe bereid je je voor wanneer je gekozen bent als ceremoniemeester? 

We’ve said it, but I will say it again! Een goede voorbereiding is het halve werk! Door je taken goed door te nemen, je stappen voor te bereiden en te werken met onze tools weet je zeker dat je de beste ceremoniemeester wordt!

Hét stappenplan voor de ceremoniemeester 

Oké! Laten we even concreet bekijken welke stappen je moet doorlopen om je taken juist te vervullen. You got this!

1. Plan de eerste afspraak met het bruidspaar in en bespreek:

• Wat zijn hun verwachtingen van jou?
• Wat zijn je taken?
• Wat zijn je verantwoordelijkheden?
• Hoeveel tijd heb je voor deze rol?
• Hoe vaak en waar komen jullie bij elkaar om de planning door te spreken? Zet meteen de volgende afspraken vast! 
• Zet je taken en verantwoordelijkheden op een rij.
• Lees je in over deze taken en verantwoordelijkheden.
• Maak een checklist voor jezelf en werk deze stap voor stap af. 
• Plan tijd in om aan deze checklist te werken. 

Voilà! Zorg dat je het aanstaand bruidspaar op de hoogte houdt van waar je mee bezig bent en dat zij jou op de hoogte houden van hun bezigheden.

Tools voor de ceremoniemeester

Om je op weg te helpen hebben we wat handige tools voor je op een rijtje gezet! 

De ceremoniemeester guide 

In dit e-book leer je binnen no-time wat jouw taken zijn én wat er van jou verwacht wordt. Dit handboek gaat jouw leven een stuk makkelijker maken! 

De planningtools

Op de website vind je allerlei tools om te helpen bij het plannen van een bruiloft. Zo noemde we al het draaiboek en de cadeaulijst, maar we hebben ook een checklist, gastenlijst en budgetlijst. Maak een account aan (ja, dat mag ook als ceremoniemeester!) om gratis gebruik te maken van al deze tools! Download meteen de app om makkelijker toegang te hebben tot de planningtools. 

Download de app voor apple!

Download de app voor Samsung! 

Het boek voor het plannen van je bruiloft

Dé holy grail bij het plannen van een bruiloft. Er is een kans dat het aanstaande bruidspaar dit boek al heeft bemachtigd. Anders is het een leuk cadeau-idee! Blader er samen doorheen en maak het plannen makkelijker en leuker. 

De guides

Voor elk onderdeel van de bruiloft hebben we een apart e-book. Ben je verantwoordelijk voor de bloemen op de bruiloft? Lees je in en wordt de bloemenexpert! 

Wat trek je aan als ceremoniemeester?

Tussen deze overload aan belangrijke informatie en taken geven we ook antwoord op de vraag der vragen: wat trek je aan? Uiteraard houd je je aan de dresscode. Daarnaast is het handig om iets herkenbaars bij je te dragen. Een stropdas met een printje of een bijzondere kleur tas. Nét opvallend genoeg zodat de gasten je kunnen herkennen, maar niet té gek. Verder is het fijn om iets aan te trekken waar je je comfortabel in voelt en lekker in kunt bewegen. Je zult waarschijnlijk druk bezig zijn en met een iets te kort rokje of een te strakke smoking is dat niet prettig. We geven wat voorbeelden!

Bekijk hier veel voorbeelden per dresscode! 

Meerdere ceremoniemeesters

Tegenwoordig zie je vaak dat bruidsparen meerdere ceremoniemeesters vragen. Het voordeel hiervan is duidelijk: vele handen maken licht werk. Ook het nadeel ligt voor de hand: het wordt nog belangrijker om het overzicht te bewaren en duidelijke afspraken te maken wie wat doet, omdat dingen anders blijven liggen onder het mom van 'dat doet de ander wel'. Duidelijke communicatie was al belangrijk, maar wordt nog belangrijker als je de functie van ceremoniemeester met anderen deelt. Naast de keuze voor één of twee ceremoniemeesters kan het bruidspaar ook voor een gehele bridal squad kiezen die allemaal een taak oppakken. Belangrijk hierbij is om een hoofdceremoniemeester aan te stellen zodat alles overzichtelijk blijft! 

Taken van de ceremoniemeester opslaan? Zo doe je dat! 

Heeft het wedding couple to be het volste vertrouwen in jou en ga jij de taak van ceremoniemeester op je nemen? Sla dit artikel dan op in jouw profiel, zodat je precies weet wat jouw taken als ceremoniemeester zullen zijn! Hoe je dat doet? Klik op het hartje bovenaan dit artikel en dan vind je alles terug onder het kopje 'opgeslagen' in jouw planningtools!